Comme la gestion de toute entreprise, la gestion d’une entreprise offshore peut rencontrer de nombreuses difficultés. Pour mieux les gérer, voire les éviter, il est recommandé de suivre quelques astuces pour ne pas tomber dans les différents pièges du business.
Astuce 1 : Posez-vous les bonnes questions, comparez toutes les offres disponibles
L’externalisation d’une activité en offshore est l’une des options intéressantes qui procurent un grand nombre d’avantages. Toutefois, avant de délocaliser l’activité, le chef d’entreprise doit s’assurer de poser les bonnes questions dès le début. La première doit tourner autour de l’infogérance offshore. La réponse peut se diversifier selon le chef d’entreprise. Souvent, elle concerne la jouissance d’une compétence, les économies, la réduction des frais fiscaux, les gains de temps, etc. La seconde question s’applique au retour sur investissement escompté et sur la rentabilité du projet. Si les chefs d’entreprise décident de se lancer à l’externalisation, ils doivent bien préparer leur script avant de l’annoncer à tous les collaborateurs. Après, les salariés doivent appréhender le concept de l’outsourcing.
Il existe plusieurs options pour externaliser les différentes activités, mais pour l'atteinte des objectifs mis en place, il faut se conscientiser sur le gain de temps, le niveau d’expertise du prestataire, etc. Les
sociétés commanditaires, chargées de tout ce qui est externalisation doivent faire l’analyse de toutes les solutions possibles avant de choisir l'outsourcing. Les offres présentes sur le marché sont nombreuses. Il est possible de faire appel à des personnes de différents statuts telles qu'un stagiaire, un prestataire spécialisé dans un domaine donné, un apprenti indépendant, etc. Toutefois, pour faire le bon choix, il faut avoir tous les détails nécessaires concernant la mission : les objectifs à atteindre, les qualités attendues par le prestataire, des différents challenges à remonter, etc. Pour obtenir de plus amples informations, n'hésitez pas à faire appel à
ICO Services.
Astuce 2 : Identifiez les différents services à externaliser et passez à la rédaction d’un cahier des charges en bonne et due forme
Même si l’externalisation fait partie des bonnes options à choisir, il faut tout de même faire un tri. Choisissez bien les différentes fonctions à externaliser, car vous pourriez faire le mauvais choix si vous manquez de vigilance. Pour éviter les erreurs, vous devez d’emblée faire la liste de toutes les tâches qui requièrent davantage de ressources humaines avec une valeur ajoutée moins élevée. Les domaines concernés sont en général la logistique, la saisie de données, la modération web, la rédaction web, les centres d’appel, etc. Ensuite, listez toutes les fonctions qui requièrent une compétence humaine spécifique indisponible en interne telles que la comptabilisation, la création de sites internet, la gestion du supply chain, etc.). Lorsque vous avez fini de dresser les deux listes, il est temps de prendre vos décisions sur les missions à déléguer. Avant de déposer votre annonce sur les différents réseaux, assurez-vous de posséder un cahier des charges. À titre de rappel, le cahier des charges est un document regroupant tous les décomptes liés aux missions à traiter dans le cas où il y a recours à l’externalisation. À travers ce document, le donneur d’ordre inscrit ses attentes et les précisions requises pour l’atteinte de chaque objectif.
Astuce 3 : Choisissez bien votre prestataire externe
Dans le monde de l’offshoring, la désignation du prestataire extérieur doit s’appuyer sur un grand nombre de paramètres capitaux. De nombreuses entreprises ciblent généralement les prestataires suivant le rapport qualité/prix. Cependant, selon les
conseils de différents experts, la focalisation sur un seul paramètre, qui est souvent le tarif, n’est pas toujours suffisante. La tarification pourrait vous tromper à un moment inattendu, c'est la raison pour laquelle il ne faut pas trop se focaliser sur ce paramètre.
La vérification de l’expertise du professionnel dans le domaine du développement logiciel est également primordiale. De plus, le prestataire doit faire preuve de professionnalisme, d'engagement, de motivation, de flexibilité et doit avoir des références satisfaites de ses prestations. La plupart du temps, la société commanditaire requiert des références clients dans le but de vérifier la qualité des prestations du prestataire. Une
astuce essentielle pour la réussite du projet : la confiance entre le prestataire et le donneur d’ordre doit être bien présente pour le succès de la stratégie d’externalisation. Le feeling entre les 2 interlocuteurs doit bien passer pour une communication beaucoup plus facile. Beaucoup d’entreprises négligent un détail important et ont tellement hâte de choisir leur prestataire en voyant les dossiers de candidature. Toutefois, chaque candidat doit passer un test de compétences avant de signer un contrat avec le chef d’entreprise. Le test permet au donneur d’ordre de s’assurer que le prestataire est vraiment capable de réaliser les tâches qui lui sont confiées dans le délai convenu. La période d’essai varie entre 1 et 3 mois selon l’entreprise.
Astuce 4 : Placez un comité de pilotage et préparez une porte de sortie
Le comité de pilotage est constitué de quelques membres de l’entreprise commanditaire et de quelques membres de l’entreprise du sous-traitant. La réunion du comité peut se faire tous les mois ou tous les deux mois afin de voir l’évolution du travail, les différentes améliorations à ajouter et les points négatifs à rectifier. Les deux principaux acteurs, que sont le donneur d’ordre et le prestataire externe, doivent avoir une excellente visibilité sur chaque objectif pour assurer le suivi intégral de chaque mission. Des rapports de mission doivent également être délivrés le plus régulièrement possible pour identifier les difficultés à résoudre. A part la mise en place du comité de pilotage, il est également nécessaire de préparer une porte de sortie.
La réussite d’une opération d’externalisation
offshore dépend de la qualité de la stratégie de backsourcing. En outsourcing, il peut souvent y avoir des imprévus. À ce moment-là, le prestataire pourrait perdre le contrôle et ne plus être capable de réaliser ses tâches convenablement. Au cas où ces situations embarrassantes se présentent, une équipe interne doit s’apprêter à prendre le relais. Une anticipation de la réversibilité ou de la transférabilité est très avantageuse, car elle assure la continuité du travail quelle que soit la circonstance.
